10 базовых принципов эффективной коммуникации

Эффективная коммуникация. 10 практических рекомендаций | Блог о личной эффективности и планировании Елены Бекстер «Планирование — это просто»

Получив очередное письмо о сотрудничестве, из которого ничего не понятно, мне пришла идея написать статью о том, как эффективно общаться и договариваться. Ведь эффективная коммуникация — это тема, которая напрямую касается вопроса организации и распределения своего времени.

Раньше я работала юристом, участвовала в согласовании договоров, в переговорах на личных встречах, по телефону и электронной почте.

Последние несколько лет я также развиваю свои проекты. Обсуждения различных форматов сотрудничества и совместных проектов происходят постоянно.

Но проблема в том, что некоторые письма и сообщения, которые я получаю, приходится перечитывать по несколько раз, чтобы понять суть. Или же просто хочется закрыть не читая, так как там бессвязный текст, на который даже жалко тратить время.

Тема эффективной коммуникации очень объёмная, поэтому невозможно обо всём рассказать за один раз. В этой статье я хочу поделиться десятью базовыми правилами эффективной коммуникации, которые выработала на практике и регулярно применяю:


1. Выбирайте эффективный канал коммуникации

Если вам надо связаться с каким-то человеком, подумайте, какой способ для этого подойдёт лучше всего. В одном случае это может быть звонок или личная встреча, в другом — электронная почта, в третьем — мессенджер.

Учитывайте при этом, как можно сэкономить время. Например, если можно позвонить в банк и выяснить информацию по телефону, то нет смысла ехать туда по пробкам и ждать в очереди.


2. В начале разговора представьтесь

Вроде бы очевидная рекомендация, но многие этого не делают.

Что именно говорить, будет зависеть от ситуации и того, знакомы ли вы лично с человеком, встречались ли ранее и т.д.

Особенно важно это, если вы обращаетесь по делу (работа, бизнес, бюрократические вопросы). В таком случае назовите своё имя, фамилию, должность, компанию, а дальше вкратце опишите суть вопроса.

Но и в соцсетях помните о вежливости. Когда пишете с вопросом блогеру, не забудьте, как минимум, поздороваться, а то Директ Instagram это отдельная тема для разговора.


Сохранить статью в Pinterest:

Правила эффективной коммуникации. 10 практических рекомендаций | Блог о личной эффективности и планировании Елены Бекстер «Планирование — это просто»


3. Чётко и последовательно излагайте свои мысли

Не нужно длительных вступлений и предисловий. Структурируйте мысли и текст. Перечитайте текст ещё раз: все ли абзацы и разделы логично и последовательно связаны между собой? Нужно ли что-то убрать или переставить местами?

Если вы обращаетесь к кому-то письменно (неважно, по электронной почте или с заявлением в один из государственных органов), придерживайтесь простой и универсальная формулы:

1 часть — вступление (представьтесь, по какому поводу пишете) — см. п. 2

2 часть — детали вашего дела (более подробно опишите обстоятельства, проект; добавьте ссылки на законодательство или договор, если это, например, какое-то официальное обращение или жалоба; укажите, на чём основаны и чем подтверждаются ваши требования).

3 часть — заключительная (подведите итог обращения и конкретизируйте, чего вы ожидаете, в чём состоит просьба/требование, как можно с вами связаться и т.д.).


Читать также:
Как эффективно планировать своё время

4. Закрепляйте договорённости письменно

Если что-то обсуждается в устной форме, а потом прописывается в документе, проверяйте, чтобы всё соответствовало. Это кажется логичным, но на практике, к сожалению, распространённая ситуация, когда это правило не соблюдается.


5. Формулируйте предложение конкретно и понятно

Когда отправляете кому-то предложение о сотрудничестве, убедитесь, что всё понятно, и что вы добавили в письмо необходимые детали о продукте или услуге (название, ссылки на сайт, фото, параметры и пр).

Человек, к которому вы обращаетесь, должен иметь достаточное количество информации, чтобы принять решение по этому вопросу.

Например, несколько раз было, когда мне писали с предложением о рекламе ежедневников. При этом в письме не то что фотографии не было, но даже детального описания товара. Понятное дело, что на такое предложение я не смогу согласиться без дополнительной информации.


Варвара Лялягина, руководитель проекта Start Blog Up и основательница сообщества для творческих предпринимателей Студия:

«Ключевая рекомендация — начинайте письмо с предложением с самой сути.

Из первого предложения адресату должно быть понятно, о чём ваше письмо и чего вы хотите.

Я рекомендую начинать текст письма с фразы «Я пишу для того, чтобы пригласить/ проинформировать/ предложить и т.д.» И уже после этого дайте больше деталей. Конкретика не означает, что письмо должно быть длинным. Оптимальный размер — один компьютерный экран.

На дополнительные материалы лучше давать ссылку, чем прикреплять файлы в приложении. Это менее тяжеловесно и упрощает жизнь читателю. Ссылка может быть на сайт или на Гугл документ.

Проверьте себя, дав ваше письмо прочитать другому человеку. Спросите, понятно ли, что вы хотите от адресата?

Как писать письма с предложениями о сотрудничестве так, чтобы вам отвечали «да», я писала в своём блоге».


6. Выбирайте оптимальное время для обращения

По этому пункту не буду углубляться в детали. Приведу пример: пятница ближе к концу рабочего дня — это не лучшее время, чтобы отправлять письмо по электронной почте. Большая вероятность, что сразу на него не ответят, а к понедельнику о нём и вовсе могут забыть.


7. Напомните о себе, если не получили ответа

Если вам не ответили на сообщение, можно вежливо и корректно о себе напомнить через несколько дней/неделю. Возможно, что человек сообщение прочитал, но его кто-то отвлёк, а позже он об этом не вспомнил.






8. Придерживайтесь плана и заявленной темы

Во время переговоров, выступлений и рабочих встреч держите под рукой письменный план/основные тезисы, чтобы не уходить в сторону. Если это совещание, заранее подготовьте конкретные варианты или идеи решения проблемы.


9. Цените время собеседника и своё 

Старайтесь не затягивать процесс обсуждения, переходите к делу. Не спрашивайте о том, что можно легко найти в Гугл, не пишите очевидные факты. И не нужно долгих предысторий, если вы описываете какой-то вопрос или проблему, это только сбивает и запутывает собеседника. Перечисляйте те факты и информацию, которые напрямую относятся к делу.


10. Помните о пунктуации и абзацах

Разделяйте предложения в тексте знаками препинания, иначе это сложно не только понять, но и прочитать. Есть разные онлайн-сервисы, которые вам в этом помогут. Например, text.ru или Грамота.ру.

Также разделяйте текст по смыслу на абзацы. Большие объёмы информации сплошным текстом воспринимать сложно, особенно с экрана.


Ольга Кингсбери, карьерный коуч Университета Штата Юта, США (Instagram @olga_kingsbury):

«Как-то на работе я расспросила рекрутеров технических компаний, какое же качество они больше всего ценят в кандидатах.

Я ожидала услышать, что самым важным для них будет какой-то востребованный технический навык, например, знание языка программирование Python.

Я была очень удивлена, когда абсолютно все рекрутеры сказали, что самый главный навык, который они ищут в кандидатах, — навык коммуникации.

«You have to be a pleasant person to be around. Imagine you are on a transatlantic flight. What person would you prefer to be sitting next to? This is the type of person you want to hire» — метафорично описал один рекрутер, каких людей они ищут в компанию.

(Перевод на русский, примечание редакции: «Вы должны быть человеком, с которым приятно находиться рядом. Представьте себя во время транслатлантического перелёта. Рядом с каким человеком вы бы хотели сидеть по соседству? Именно такой тип людей вы бы хотели нанять»).

Будьте приятным человеком, как в личном, так и виртуальном общении. 

В эпоху соцсетей эффективная коммуникация открывает нам дополнительные возможности.

Грамотно составленное предложение о сотрудничестве несколько раз помогало мне завязать очень важные рабочие контакты. А у одной из моих учениц получилось попасть на стажировку к именитому голливудскому продюсеру благодаря письму, которое она ей послала на почту.

Не бойтесь инициировать общение и завязывать знакомства. Сейчас для этого у нас есть все необходимые ресурсы».


Книги по теме:

Максим Ильяхов «Ясно, понятно. Как доносить мысли и убеждать людей с помощью слов»: Литрес в электронном виде, в аудиоформате, сайт издательства Альпина в бумажном и электронном форматах, Amazon Kindle

Максим Ильяхов, Людмила Сарычева «Пиши, сокращай»: Альпина в бумажном виде 

Максим Ильяхов «Новые правила деловой переписки»: Литрес в электронном виде и в аудиоформате, Альпина в бумажном виде


Подводя итоги

Общение с другими людьми — важная часть повседневной жизни. Помните о простых правилах вежливости и придерживайтесь рекомендаций из этой статьи. Это поможет вам быстрее и проще решать вопросы, понятнее доносить свои мысли.

Эффективная коммуникация — навык, который можно и нужно в себе развивать.


Если вам интересны темы личной эффективности и планирования, приходите в Телеграм, где я веду канал «Планирование — это просто».

Ещё меня можно найти в Instagram, моя страница @elena_baxter_usa. Там я рассказываю о личной эффективности, финансовой и правовой грамотности, своей повседневной жизни в Америке и других проектах, которыми занимаюсь.


Другие интересные статьи в блоге:

Поделиться

10 базовых принципов эффективной коммуникации: 2 комментария

  1. Спасибо за статью! Меня тоже волнует эта тема и навык эффективно переписываться считаю одним из самых важных в современном мире/в продажах/на работе

    1. Юлия, спасибо за комментарий! Я с вами полностью согласна. Именно это и навело меня на мысль поднять тему коммуникации в своём блоге.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *