Проект «ЛЕТО С ПОЛЬЗОЙ». НЕДЕЛЯ 6

Хранение документов и их организация | Блог Елены Бекстер Планирование — это просто

«Беспокойство вызывается недостатком контроля, организации, подготовки и действий».

Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»

Всё меньше времени остаётся до конца проекта по личной эффективности «Лето с пользой», и это уже 6-я неделя из 8-ми. Спасибо всем за участие и  обратную связь, очень приятно в комментариях и сообщениях читать о ваших успехах!

Все статьи проекта можно найти ЗДЕСЬ.

На прошлой неделе мы наводили порядок в социальных сетях, и на примере Фейсбука я рассказала о важных моментах, на которые стоит обратить внимание. Это помогает сократить поток информации, которая буквально обрушивается на человека, стоит только зайти к себе на страницу, и видеть в  ленте то, что действительно интересно.


А сегодня я предлагаю перейти к организации нашего физического пространства и разобрать документы. Говорить будем, в первую очередь, о документах, которые хранятся дома, потому что для рабочих бумаг могут устанавливаться специальные правила не только для хранения, но и для уничтожения.

Как бы сильно ни изменилась наша жизнь с приходом интернета, когда большинство вопросов решаются онлайн, много информации по-прежнему хранится в бумажном виде.

Советы в этой статье я даю не только как консультант по планированию, но и с учётом того, что я по профессии юрист и долгое время работой с документами занималась ежедневно.

Во время выполнения этого задания наши основные задачи:

— избавиться от ненужных бумаг;

— удобно организовать оставшиеся документы так, чтобы их можно было быстро найти при необходимости;

— позаботиться о сохранности и безопасности важных документов.

КАК ДОЛГО ХРАНИТЬ ДОКУМЕНТЫ?

— для некоторых документов сроки хранения установлены законом (например, тех, которые касаются налоговой отчётности);

квитанции и гарантийные талоны на товары следует хранить в течение срока, когда вы можете обратиться к продавцу и производителю за возвратом или заменой;

Ещё одна ситуация, когда такие чеки могут понадобиться, — при разделе имущества. Конечно, не всем приходится с этим сталкиваться, но за время моей юридической практики было немало случаев, когда по причине их отсутствия нельзя было заявить требования на такое имущество.

Безусловно, не стоит впадать в крайности и хранить чек на каждую приобретённую вещь, но, если покупка дорогостоящая и, что важно, была приобретена совместно, можно всё же подстраховаться. Если вдруг такая вещь приходит в негодность, заодно выбросите и документы на неё.

квитанции об оплате коммунальных услуг стоит хранить в течение периода исковой давности, то есть срока, в течение которого к вам могут быть предъявлены претензии по оплате;

Теоретически можно взять выписку в банке, чтобы подтвердить дату платежа и сумму, но сейчас случаи ликвидации финансовых учреждений встречаются так часто, что я бы на это не полагалась.

ЛитРес

КАК ОРГАНИЗОВАТЬ СВОИ БУМАГИ?

все ценные документы лучше всего хранить вместе. Даже если возникнет опасная ситуация (например, пожар) их можно быстро вынести из дома;

— документы можно рассортировать по категориям (документы на право собственности; медицинские документы и т.д.);

если к вам поступал какой-то запрос (например, от проверяющих органов) и вы по нему направляли ответ, стоит сохранить конверт, в котором прислали такой запрос (там указаны даты отправки и получения запроса, что во многих ситуациях очень важно, от них исчисляются сроки для предоставления ответа, подачи жалоб). К конверту с помощью степлера стоит приколоть сам запрос, а потом сверху — копию ответа, которую вы отправили, и почтовую квитанцию. Все эти документы могут понадобиться в таких случаях как обжалование решений, подача иска.

Именно так мы хранили документы в организациях, когда я работала юристом. Сейчас этот подход я применяю и для своих документов.

— довольно удобно хранить документы в папке с прозрачными файлами. Есть и другие варианты: в коробке, в специальном портфеле для документов и т.д.

папку или коробку лучше подписать, а также указать, какие документы (или за какой период) там хранятся.

— очень много идей по организации документов есть на YouTube и в Pinterest.

ГДЕ ВСЁ ЭТО ХРАНИТЬ?

— в первую очередь стоит позаботиться о безопасности и сохранности важных документов. Их сложно и дорого восстанавливать (в частности, документы на право собственности и т.д.), а есть такие, которые попав в чужие руки, создадут немало проблем (в Америке, где я сейчас живу, один из таких — номер социального страхования, SSN).

храните документы в недоступном для посторонних и детей месте, а также где они будут в сохранности (не намокнут, не выгорят). Это могут быть верхняя полка шкафа в вашей комнате, сейф и т.д.

если выбрасываете какие-то документы, убедитесь, что ваша личная информация не станет доступной другим. Лучше всего использовать шредер, но если его нет, просто разорвите такие бумаги на мелкие части.


Надеюсь, что советы из этой статьи помогут вам в организации документов.


ПРОЕКТ «ЛЕТО С ПОЛЬЗОЙ ПРОДОЛЖАЕТСЯ И В СЛЕДУЮЩИЙ ЧЕТВЕРГ МЫ ЗАЙМЁМСЯ ДОМОМ.


Новые статьи будут анонсироваться на моей личной странице, в группе Фейсбук «Бизнес по полочкам», на моих бизнес-страницах «Елена Бекстер. Консультант по тайм-менеджменту и эффективности» и «Планирование — это просто».


До встречи на страницах моего блога!


Напоминаю, что своими успехами по выполнению задания прошлой недели можно поделиться в комментариях.
Самый активный участник проекта получит от меня в подарок консультацию по тайм-менеджменту и личной эффективности.

Другие полезные статьи в блоге:
пирамида-франклина
ДОЛГОСРОЧНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ И ПИРАМИДА ФРАНКЛИНА
mind-maps-2
КАК ИНТЕЛЛЕКТ-КАРТЫ ПОМОГАЮТ В ПЛАНИРОВАНИИ И В ЖИЗНИ?
* Некоторые ссылки в этом посте партнёрские, это значит, что я получаю небольшую комиссию за рекомендацию товаров или услуг. Это не делает их дороже для покупателей. Полученные средства помогают мне развивать мой блог о планировании и делать его более интересным и полезным для читателей. Спасибо за поддержку!
Поделиться

Проект «ЛЕТО С ПОЛЬЗОЙ». НЕДЕЛЯ 6: 6 комментариев

  1. Отличная неделя! Планирую разобрать все документы. Еще завещание обновить. На прошлом стоит старая фамилия сестры, а она поменяла, да и добавились бизнесы, страховки и дети.

    1. Ольга, согласна с Вами, что документы должны быть в актуальном состоянии. И пересматривать всё регулярно — очень полезная привычка.

  2. Можно отдыхать, разбирать не чего 🙂 все храниться в 1 папке 4А раз в 2 недели делаю update, a в конце года все выкидываю, оставляя только текущие контракты.

    1. Это здорово, что у Вас уже всё организовано! Такое регулярное обновление действительно избавляет от ненужных хлопот.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *