Бизнес-процессы существуют в любой компании. Даже когда всё делается самостоятельно, ситуация не является исключением.
Почему время в бизнесе так важно?
Время — это один из основных ресурсов, который нельзя восполнить. А часто это ещё и неучтённый ресурс. Владельцы и руководители бизнеса считают, сколько денег вложили. Но они редко то же самое делают по отношению ко времени.
Время может работать во благо бизнеса, а может и во вред (медленное обслуживание клиентов и т.д.)
То, как собственник и руководитель относятся ко времени в бизнесе, во многом определяет успех компании и финансовые результаты.
Время — это точки касания бизнеса с клиентом.
Время — это также конкурентное преимущество, которое может компанию либо привести к успеху, либо развалить.
Что такое оптимизация бизнес-процессов и что она даёт?
Под оптимизацией бизнес-процессов в этой статье я подразумеваю комплекс мер по:
— улучшению работы отдельных подразделений и компании в целом
— рационализации расходования ресурсов при производстве товаров и оказании услуг
— увеличению производительности и прибыльности.
Оптимизация бизнес-процессов помогает:
— найти слабые и лишние звенья в процессе
— повысить эффективность компании в целом, а также её отдельных сотрудников и отделов
— подобрать более удобные и эффективные способы выполнения тех или иных задач
— определить чёткие и понятные процедуры, ответственных лиц за их соблюдение, и меры, применяемые в случае их несоблюдения
— оптимизировать и уменьшить расходы
— повысить прибыль
— сделать скорость взаимодействия и выполнения своим конкурентным преимуществом
— улучшить сервис
— сократить время на общение с подрядчиками
— избежать штрафов и других взысканий.
Каким компаниям нужно проводить оптимизацию и в каких случаях?
Оптимизация — это процесс, которые не помешает любому бизнесу. Как говорится, нет предела совершенству.
Оптимизация нужна не только крупному бизнесу, но также малому и только начинающему (даже если это пока что бизнес из одного собственника).
Прежде всего, задуматься об оптимизации стоит компаниям, которые существуют давно. Многие из них так и не перешли на более современные методы организации своей работы. Если этого не сделать, можно и вовсе потерять бизнес. Такие примеры есть.
Если компания существует давно, так же долго существуют в ней и некоторые процедуры. Есть такое выражение «Если работает, не лезь и не ломай». Однако, в бизнесе подобный подход часто приводит к тому, что такие процессы давно стали неэффективными, но их не меняют. Понапрасну расходуется время сотрудников и подразделений, а значит компания теряет (или недополучает) деньги.
Простой пример: если определить, сколько времени попусту тратит каждый сотрудник компании и пересчитать согласно его почасовой оплате, получится сумма убытков, которую несёт бизнес.
К этому стоит добавить упущенную выгоду (например, когда клиент уходит к конкурентам, где бизнес-процессы выстроены лучше, и они производят товар или предоставляют услуги быстрее).
Также оптимизация нужна при реорганизации компании, её масштабировании, слиянии и поглощении, смене собственника. Если что-то в бизнесе глобально меняется, бизнес-процессы должны адаптироваться к новым условиям.
Это далеко не полный перечень случаев, когда требуется оптимизация, но, думаю, суть понятна.
Если бизнес существует недавно, то для него, скорее всего, актуальнее ни сколько оптимизация, а первоначальное выстраивание бизнес-процессов. Но об этом поговорим как-нибудь в другой раз.
Что нужно учитывать при оптимизации
— сферу, в которой работает компания
— страну, в которой осуществляется бизнес
— численность и структуру штата
— объёмы производимых товаров или предоставляемых услуг и их перечень
— количество клиентов (среднее за период).
Какие бизнес-процессы можно выделить?
Условно бизнес-процессы в компании делятся на:
— внутренние (взаимодействие между сотрудниками, отделами, начальниками и починёнными)
— внешние (с клиентами, подрядчиками, контролирующими и проверяющими органами и т.д.)
Алгоритм оптимизации бизнес-процессов
Первый этап — анализ
Это огромный, при этом очень важный блок работы. Он основной, так как только по результатам анализа можно понять, что и как нужно оптимизировать, и что это даст.
Стоит изучить финансовые показатели, структуру и штат компании, документацию (как внутреннюю, так и внешнюю).
Также надо понимать, какие процессы вообще существуют в бизнесе в зависимости от его специфики.
Например, если это производство товаров, как происходит выбор поставщиков, заказ сырья, изготовление, контроль качества, упаковка, доставка потребителям и т.д.
Всё это можно разложить на отдельные бизнес-процессы, прописать их, если это ещё не сделано. После этого анализировать и улучшать. В этом помогут интеллект-карты.
О том, что такое интеллект-карты и как их составлять, я рассказывала в этой статье.
Проведение оптимизации стоит поручить профильным экспертам: аудиторам, юристам, бухгалтерам, специалистам в вопросах менеджмента, планирования, налогообложения, HR. Это могут быть как сотрудники компании, так и внешние специалисты и организации. У каждого варианта есть плюсы и минусы.
Если вы работаете самостоятельно, и у вас пока нет наёмных сотрудников, попробуйте проанализировать то, что происходит в бизнесе, самостоятельно или обратитесь за консультацией к сторонним специалистам.
В будущем по мере роста бизнеса будет проще делегировать задачи и определять круг обязанностей сотрудников.
Второй этап — упрощение
Прежде, чем двигаться дальше, нужно определить лишние (в том числе, устаревшие) бизнес-процессы и избавиться от них. Нет смысла тратить время и ресурсы на улучшение того, что вообще не нужно или без чего можно обойтись.
Это могут быть как действия в каком-то процессе, так и отдельные отделы, должности и пр.
Третий этап — автоматизация
Тимоти Феррис, автор бестселлера «Как работать 4 часа в неделю», говорит, что прежде, чем что-то делегировать, подумайте, можно ли это автоматизировать.
Так будет проще, быстрее и дешевле.
Четвёртый этап — стандартизация
Все те процессы в бизнесе, которые повторяются с определённой периодичностью, стоит систематизировать и стандартизировать.
Проще говоря, сделать раз, чтобы потом использовать постоянно.
Даже тем, кто только начинает развивать свой проект, стоит подумать, что вы делаете из раза в раз, и стандартизировать это.
Книги по теме:
— Тимоти Феррис «Как работать по 4 часа в неделю»
— Майк Микаловиц «Метод тыквы»
— Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок»
— Карл Сьюэлл «Клиенты на всю жизнь»
— Роберт Кийосаки «Прежде чем начать свой бизнес»
— Роберт Кийосаки «Квадрант денежного потока»
— Глеб Архангельский «Корпоративный тайм-менеджмент»
Подводя итоги
Тема оптимизации бизнес-процессов очень объёмная, а сама процедура комплексная и занимает много времени. Важно учитывать специфику конкретной компании, оптимизация всегда индивидуальна.
В рамках одной статьи рассказать обо всём не получится, но я поделилась информацией, которая поможет определить первые шаги в этом направлении.
Более подробно о способах оптимизировать бизнес-процессы в компании я расскажу в одной из следующих статей.
Приглашаю вас также присоединиться к моему Телеграм-каналу «Планирование — это просто». Там вы найдёте ещё больше полезной информации о личной эффективности и саморазвитии.
Сохраните статью в Pinterest:
Другие интересные статьи в блоге:
В статье есть партнёрские ссылки. Это значит, что я получаю небольшую комиссию за рекомендацию таких товаров или услуг. Это не делает их дороже для покупателей. Полученные средства помогают мне развивать мой блог о планировании и делать его более интересным и полезным для читателей.
Очень актуально, Елена! Благодарю за полезную статью — уже в процессе чтения у меня возникли идеи, какие процессы у меня лишние и как можно оптимизировать мою работу при помощи стандартизации повторяющихся процессов! Благодарю!
Саша, большое спасибо за обратную связь! Очень рада, что статья оказалась полезной. Скоро выйдет ещё одна в продолжение темы с перечнем конкретных инструментов оптимизации.
Здорово как! Очень полезно! 🙂 Отдельное спасибо за список книг )) Хочу Ферриса почитать. Уже давно планировала, но все откладывала.
Анна, я так тоже долго его откладывала, а потом послушала книгу в аудиоформате 🙂 Но вообще читать было бы лучше, минус аудиоформата — неудобно делать заметки по ходу дела. Думаю, что позже перечитаю.
Очень емкая, нужная и важная тема для компаний и для практически любого предпринимателя, спасибо, что поделилась и отдельное спасибо за перечень книг.
А я ещё сомневалась, надо ли добавлять такой список в статью 🙂 Спасибо за комментарий!
Леночка, шикарная подборка книг и великолепный анализ бизнес — процессов! Отличная статья!