Время-деньги. Как и зачем оптимизировать бизнес-процессы?

Бизнес-процессы существуют в любой компании. Даже когда всё делается самостоятельно, ситуация не является исключением.

Почему время в бизнесе так важно?

Время — это один из основных ресурсов, который нельзя восполнить. А часто это ещё и неучтённый ресурс. Владельцы и руководители бизнеса считают, сколько денег вложили. Но они редко то же самое делают по отношению ко времени.

Время может работать во благо бизнеса, а может и во вред (медленное обслуживание клиентов и т.д.)

То, как собственник и руководитель относятся ко времени в бизнесе, во многом определяет успех компании и финансовые результаты.

Время — это точки касания бизнеса с клиентом.

Время — это также конкурентное преимущество, которое может компанию либо привести к успеху, либо развалить.

Что такое оптимизация бизнес-процессов и что она даёт?

Под оптимизацией бизнес-процессов в этой статье я подразумеваю комплекс мер по:

— улучшению работы отдельных подразделений и компании в целом

— рационализации расходования ресурсов при производстве товаров и оказании услуг

— увеличению производительности и прибыльности.

Оптимизация бизнес-процессов помогает:

— найти слабые и лишние звенья в процессе

— повысить эффективность компании в целом, а также её отдельных сотрудников и отделов

— подобрать более удобные и эффективные способы выполнения тех или иных задач

— определить чёткие и понятные процедуры, ответственных лиц за их соблюдение, и меры, применяемые в случае их несоблюдения

— оптимизировать и уменьшить расходы

— повысить прибыль

— сделать скорость взаимодействия и выполнения своим конкурентным преимуществом

— улучшить сервис

— сократить время на общение с подрядчиками

— избежать штрафов и других взысканий.

Каким компаниям нужно проводить оптимизацию и в каких случаях?

Оптимизация — это процесс, которые не помешает любому бизнесу. Как говорится, нет предела совершенству.

Оптимизация нужна не только крупному бизнесу, но также малому и только начинающему (даже если это пока что бизнес из одного собственника).

Джефф Уокер «Запуск! Быстрый старт для вашего бизнеса»

Прежде всего, задуматься об оптимизации стоит компаниям, которые существуют давно. Многие из них так и не перешли на более современные методы организации своей работы. Если этого не сделать, можно и вовсе потерять бизнес. Такие примеры есть.

Если компания существует давно, так же долго существуют в ней и некоторые процедуры. Есть такое выражение «Если работает, не лезь и не ломай». Однако, в бизнесе подобный подход часто приводит к тому, что такие процессы давно стали неэффективными, но их не меняют. Понапрасну расходуется время сотрудников и подразделений, а значит компания теряет (или недополучает) деньги.

Простой пример: если определить, сколько времени попусту тратит каждый сотрудник компании и пересчитать согласно его почасовой оплате, получится сумма убытков, которую несёт бизнес.

К этому стоит добавить упущенную выгоду (например, когда клиент уходит к конкурентам, где бизнес-процессы выстроены лучше, и они производят товар или предоставляют услуги быстрее).

Также оптимизация нужна при реорганизации компании, её масштабировании, слиянии и поглощении, смене собственника. Если что-то в бизнесе глобально меняется, бизнес-процессы должны адаптироваться к новым условиям.

Это далеко не полный перечень случаев, когда требуется оптимизация, но, думаю, суть понятна.

Если бизнес существует недавно, то для него, скорее всего, актуальнее ни сколько оптимизация, а первоначальное выстраивание бизнес-процессов. Но об этом поговорим как-нибудь в другой раз.

Что нужно учитывать при оптимизации

— сферу, в которой работает компания

— страну, в которой осуществляется бизнес

— численность и структуру штата

— объёмы производимых товаров или предоставляемых услуг и их перечень

— количество клиентов (среднее за период).

Какие бизнес-процессы можно выделить?

Условно бизнес-процессы в компании делятся на:

— внутренние (взаимодействие между сотрудниками, отделами, начальниками и починёнными)

— внешние (с клиентами, подрядчиками, контролирующими и проверяющими органами и т.д.)

Алгоритм оптимизации бизнес-процессов

Первый этап — анализ

Это огромный, при этом очень важный блок работы. Он основной, так как только по результатам анализа можно понять, что и как нужно оптимизировать, и что это даст.

Стоит изучить финансовые показатели, структуру и штат компании, документацию (как внутреннюю, так и внешнюю).

Также надо понимать, какие процессы вообще существуют в бизнесе в зависимости от его специфики.

Например, если это производство товаров, как происходит выбор поставщиков, заказ сырья, изготовление, контроль качества, упаковка, доставка потребителям и т.д.

Всё это можно разложить на отдельные бизнес-процессы, прописать их, если это ещё не сделано. После этого анализировать и улучшать. В этом помогут интеллект-карты.

О том, что такое интеллект-карты и как их составлять, я рассказывала в этой статье.

Проведение оптимизации стоит поручить профильным экспертам: аудиторам, юристам, бухгалтерам, специалистам в вопросах менеджмента, планирования, налогообложения, HR. Это могут быть как сотрудники компании, так и внешние специалисты и организации. У каждого варианта есть плюсы и минусы.

Если вы работаете самостоятельно, и у вас пока нет наёмных сотрудников, попробуйте проанализировать то, что происходит в бизнесе, самостоятельно или обратитесь за консультацией к сторонним специалистам.

В будущем по мере роста бизнеса будет проще делегировать задачи и определять круг обязанностей сотрудников.

Второй этап — упрощение

Прежде, чем двигаться дальше, нужно определить лишние (в том числе, устаревшие) бизнес-процессы и избавиться от них. Нет смысла тратить время и ресурсы на улучшение того, что вообще не нужно или без чего можно обойтись.

Это могут быть как действия в каком-то процессе, так и отдельные отделы, должности и пр.

Третий этап — автоматизация

Тимоти Феррис, автор бестселлера «Как работать 4 часа в неделю», говорит, что прежде, чем что-то делегировать, подумайте, можно ли это автоматизировать.

Так будет проще, быстрее и дешевле.

Четвёртый этап — стандартизация

Все те процессы в бизнесе, которые повторяются с определённой периодичностью, стоит систематизировать и стандартизировать.

Проще говоря, сделать раз, чтобы потом использовать постоянно.

Даже тем, кто только начинает развивать свой проект, стоит подумать, что вы делаете из раза в раз, и стандартизировать это.

Книги по теме:

— Тимоти Феррис «Как работать по 4 часа в неделю»

— Майк Микаловиц «Метод тыквы»

— Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок»

— Карл Сьюэлл «Клиенты на всю жизнь»

— Роберт Кийосаки «Прежде чем начать свой бизнес»

— Роберт Кийосаки «Квадрант денежного потока»

— Глеб Архангельский «Корпоративный тайм-менеджмент»

Подводя итоги

Тема оптимизации бизнес-процессов очень объёмная, а сама процедура комплексная и занимает много времени. Важно учитывать специфику конкретной компании, оптимизация всегда индивидуальна.

В рамках одной статьи рассказать обо всём не получится, но я поделилась информацией, которая поможет определить первые шаги в этом направлении.

Более подробно о способах оптимизировать бизнес-процессы в компании я расскажу в одной из следующих статей.

Приглашаю вас также присоединиться к моему Телеграм-каналу «Планирование — это просто». Там вы найдёте ещё больше полезной информации о личной эффективности и саморазвитии.

Сохраните статью в Pinterest:

Другие интересные статьи в блоге:

Семейное планирование. 7 советов на каждый день | Блог о планировании Елены Бекстер Планирование — это просто

Консультации

В статье есть партнёрские ссылки. Это значит, что я получаю небольшую комиссию за рекомендацию таких товаров или услуг. Это не делает их дороже для покупателей. Полученные средства помогают мне развивать мой блог о планировании и делать его более интересным и полезным для читателей.