Чек-лист: как быть эффективнее и упрощать процессы с помощью контрольных списков

Чек-лист. Контрольный список. Полезные советы и примеры использования | Блог о планировании Елены Бекстер «Планирование — это просто»

Чек-лист или, как его ещё называют, контрольный список, — незаменимый инструмент обзора и контроля для задач, которые должны соответствовать каким-то требованиям или выполняются по определённому алгоритму.


Идеи по использованию чек-листов

Чек-лист можно использовать в работе и в повседневной жизни.

Такой список помогает быстрее справиться с задачей, дисциплинирует, даёт понимание, что и как сделать.

Ещё чек-лист избавляют от необходимости перебирать в голове мысли: «А всё ли сделано? Ничего не забыто?»






*** В статье есть партнёрские ссылки. Это значит, что я получаю небольшую комиссию, если вы совершите покупку, перейдя по ним. Это не делает товары дороже для покупателей. Полученные средства помогают мне развивать мой проект о планировании. В блоге я рекомендую только то, что действительно считаю полезным и интересным.


Планирование 

В формате чек-листа удобно планировать день, неделю, месяц, год


Подготовка к выполнению рабочей задачи

Если нужно что-то сделать, гораздо проще к этому подготовиться, имея под рукой чек-лист. У меня в Trello есть отдельная доска с чек-листами: для работы над статьёй, записи прямого эфира, проведения консультации по планированию и т.д.

Пробежавшись по пунктам чек-листа, я могу убедиться, что ничего не забыла. При этом не приходится держать всю информацию в голове (что уже само по себе повышает личную эффективность).

При проведении консультаций я тоже пользуюсь контрольными списками, заранее готовлю список вопросов на основании анкеты, заполненной клиентами до консультации.

Плюс такого списка — гибкость. В зависимости от того, как пойдёт беседа, я могу менять вопросы местами, в каких-то из них даже может отпасть необходимость и т.д.

То же самое со статьями для блога. Перед публикацией мне надо добавить в текст всю необходимую информацию, проверить статью через разные сервисы, такие как Text.ru, включить необходимые настройки.

Чтобы не ходить по кругу в размышлениях, пытаясь вспомнить, всё ли я сделала, достаточно открыть доску в Trello с чек-листами и последовательно пройтись по списку. 

К каждой опубликованной статье я, помимо этого, составляю отдельный чек-лист по продвижению с перечнем сайтов, социальных сетей, где планирую ею поделиться. 


Оптимизация бизнес-процессов 

Когда я работала в юридическом отделе банка, у нас были чек-листы для договорной работы.

При заключении каждой сделки требовался определённый пакет документов от контрагентов. Мы проверяли полномочия подписанта и должны были удостовериться, что у компании с бумагами всё в порядке. Для этого мы запрашивали уставные документы, доверенности, лицензии, разрешения и т.д.

Под каждую организационно-правовую форму я разработала контрольный список — перечень документов, который отправляли контрагентам. Потом оставалось только всё сверить. Учитывая крупные суммы контрактов, требовалась особая внимательность, нельзя было упустить что-то из виду.

Использование таких чек-листов также в разы сократило время, которое тратилось в банке на каждого контрагента или клиента. Это оптимизировало многие процессы не только договорного отдела, но и тех подразделений банка, которые непосредственно общались с клиентами и подрядчиками (кредитного, хозяйственного, маркетингового и пр.).


Читать также:
«Время-деньги. Как и зачем оптимизировать бизнес-процессы?»

Выполнение повторяющихся задач 

Чек-листы удобны для утренних и вечерних задач (routines), которые, как правило, одни и те же. Но их много, поэтому свериться со списком гораздо проще и эффективнее. Это подходит и для взрослых, и для детей.

Ещё чек-листы можно использовать для дел, которые выполняются редко, но с определённой периодичностью (еженедельно, ежемесячно).


Подготовка к проведению праздника

Организация любого праздника требует внимания к деталям: пригласительные, меню, декор, список гостей, развлечения и пр.

Важно ничего не забыть, сделать всё вовремя и скоординировать процессы. Со всем этим также легко справляются чек-листы. 


Выполнение домашних дел

Я уже несколько лет пользуюсь чек-листами для домашних дел: уборки, шопинга и т.д. Я часто заказываю продукты и другие товары онлайн. С контрольным списком на это обычно уходит всего несколько минут.


Сборы для выхода из дома или поездки

Если надо куда-то собраться с маленькими детьми и при этом не забыть миллион вещей, чек-лист в помощь.

Также с помощью контрольного списка гораздо проще собраться в путешествие. О своём опыте использования чек-листов в таких ситуациях я рассказывала в статье «Как подготовиться к путешествию? Полезные советы и приложения». 


Хранение информации

Списки книг, которые хочется прочитать; фильмов, которые интересно посмотреть или мест, где вы мечтаете побывать, также можно хранить в формате чек-листов.

Много примеров чек-листов вы найдёте в Pinterest. У меня даже есть отдельная доска, где я собираю списки и чек-листы, которые меня заинтересовали.






C помощью чего составить чек-лист

Что использовать для создания чек-листа, это вопрос личного удобства. Есть много хороших программ и приложений. Например, в To Do можно не только составить такой список, но и для каждой задачи выставить время напоминания и регулярность.

Вот ещё несколько таких программ:

Trello

Tick Tick

Google Keep  

Notes

To Do

Notion

Также можно создать красивый чек-лист с помощью программы Canva, чтобы потом его распечатать и повесить на стену.

Или же воспользоваться сайтом с чек-листами, такими как 365done.

Я перенесла большую часть своих списков в Trello. А для уборки у меня распечатанная таблица, которая висит на доске в кухне.

Раньше я пользовалась преимущественно бумажным вариантом чек-листов. Но со временем поняла, что для меня это неудобно, если надо что-то убрать, добавить, изменить и т.д.

К тому же, в электронном виде есть большой плюс: к каждой задаче в списке можно добавить комментарии, вложения в разных форматах, в том числе ссылки. Так, для оформления статей блога я использую ряд программ. Ссылки на них есть в соответствующих карточках Trello.

Ещё есть специализированные приложения, например, для составления списка продуктов или списка вещей в дорогу.


Советы по составлению чек-листов

Вот несколько рекомендаций по созданию контрольных списков на основе информации из книги Глеба Архангельского «Тайм-менеджмент. Полный курс»:

— сохраняйте гибкость при составлении и использовании чек-листов, в большинстве ситуаций допустим свободный порядок в перечислении пунктов

— формулируйте пункты списка, которые предполагают выполнение определённых действий (например, список дел на день), в результативно-ориентированном виде («оформить карту в банке», «позвонить в курьерскую службу, чтобы уточнить время доставки» и т.д.)

— добавляйте в чек-лист не более 10 основных пунктов, чтобы сохранять фокус внимания

— используйте цвет в оформлении чек-листа, например, выделив зелёным самое важное. 





Подводя итоги

Чек-лист — это один из видов списков, которые постоянно используются в сферах личной эффективности и саморазвития. 

Пользуетесь ли вы чек-листами? Если да, то для каких дел в каком виде их составляете?


Чтобы не пропустить новые статьи, подписывайтесь на мой Telegram-канал «Планирование — это просто». Там я всё анонсирую и делюсь разными интересными материалами по темам личной эффективности и финансов.

Также я пишу полезные посты, провожу прямые эфиры и чуть больше рассказываю о личном в Instagram, мой аккаунт @elena_baxter_usa.


Сохраните статью в Pinterest

Чек-лист: как быть эффективнее с помощью контрольных списков | блог о планировании Елены Бекстер «Планирование — это просто»


Другие интересные статьи в блоге:

Поделиться

Чек-лист: как быть эффективнее и упрощать процессы с помощью контрольных списков: 2 комментария

  1. Елена, Вы прямо гуру планирования! Чек-лист по уборке дома меня заинтриговал, взглянуть бы на него🙂

    1. Здравствуйте, Ольга! Чек-лист по уборке я сделала в простом формате: таблица, где в одной колонке перечислены дела, во второй — примерное время на выполнение каждого из них, а дальше колонки, где я отмечаю их выполнение (их много, одна колонка — одна неделя). То есть этот чек-лист многоразовый, хватает на несколько месяцев. Он сохранён на компьютере, поэтому при необходимости распечатываю новый.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *