Чек-лист или, как его ещё называют, контрольный список, — незаменимый инструмент обзора и контроля для задач, которые должны соответствовать каким-то требованиям или выполняются по определённому алгоритму.
Идеи по использованию чек-листов
Чек-лист можно использовать в работе и в повседневной жизни.
Такой список помогает быстрее справиться с задачей, дисциплинирует, даёт понимание, что и как сделать.
Ещё чек-лист избавляют от необходимости перебирать в голове мысли: «А всё ли сделано? Ничего не забыто?»
*** В статье есть партнёрские ссылки. Это значит, что я получаю небольшую комиссию, если вы совершите покупку, перейдя по ним. Это не делает товары дороже для покупателей. Полученные средства помогают мне развивать мой проект о планировании. В блоге я рекомендую только то, что действительно считаю полезным и интересным.
Планирование
В формате чек-листа удобно планировать день, неделю, месяц, год.
Подготовка к выполнению рабочей задачи
Если нужно что-то сделать, гораздо проще к этому подготовиться, имея под рукой чек-лист. У меня в Trello есть отдельная доска с чек-листами: для работы над статьёй, записи прямого эфира, проведения консультации по планированию и т.д.
Пробежавшись по пунктам чек-листа, я могу убедиться, что ничего не забыла. При этом не приходится держать всю информацию в голове (что уже само по себе повышает личную эффективность).
При проведении консультаций я тоже пользуюсь контрольными списками, заранее готовлю список вопросов на основании анкеты, заполненной клиентами до консультации.
Плюс такого списка — гибкость. В зависимости от того, как пойдёт беседа, я могу менять вопросы местами, в каких-то из них даже может отпасть необходимость и т.д.
То же самое со статьями для блога. Перед публикацией мне надо добавить в текст всю необходимую информацию, проверить статью через разные сервисы, такие как Text.ru, включить необходимые настройки.
Чтобы не ходить по кругу в размышлениях, пытаясь вспомнить, всё ли я сделала, достаточно открыть доску в Trello с чек-листами и последовательно пройтись по списку.
К каждой опубликованной статье я, помимо этого, составляю отдельный чек-лист по продвижению с перечнем сайтов, социальных сетей, где планирую ею поделиться.
Оптимизация бизнес-процессов
Когда я работала в юридическом отделе банка, у нас были чек-листы для договорной работы.
При заключении каждой сделки требовался определённый пакет документов от контрагентов. Мы проверяли полномочия подписанта и должны были удостовериться, что у компании с бумагами всё в порядке. Для этого мы запрашивали уставные документы, доверенности, лицензии, разрешения и т.д.
Под каждую организационно-правовую форму я разработала контрольный список — перечень документов, который отправляли контрагентам. Потом оставалось только всё сверить. Учитывая крупные суммы контрактов, требовалась особая внимательность, нельзя было упустить что-то из виду.
Использование таких чек-листов также в разы сократило время, которое тратилось в банке на каждого контрагента или клиента. Это оптимизировало многие процессы не только договорного отдела, но и тех подразделений банка, которые непосредственно общались с клиентами и подрядчиками (кредитного, хозяйственного, маркетингового и пр.).
Читать также:
«Время-деньги. Как и зачем оптимизировать бизнес-процессы?»
Выполнение повторяющихся задач
Чек-листы удобны для утренних и вечерних задач (routines), которые, как правило, одни и те же. Но их много, поэтому свериться со списком гораздо проще и эффективнее. Это подходит и для взрослых, и для детей.
Ещё чек-листы можно использовать для дел, которые выполняются редко, но с определённой периодичностью (еженедельно, ежемесячно).
Подготовка к проведению праздника
Организация любого праздника требует внимания к деталям: пригласительные, меню, декор, список гостей, развлечения и пр.
Важно ничего не забыть, сделать всё вовремя и скоординировать процессы. Со всем этим также легко справляются чек-листы.
Выполнение домашних дел
Я уже несколько лет пользуюсь чек-листами для домашних дел: уборки, шопинга и т.д. Я часто заказываю продукты и другие товары онлайн. С контрольным списком на это обычно уходит всего несколько минут.
Сборы для выхода из дома или поездки
Если надо куда-то собраться с маленькими детьми и при этом не забыть миллион вещей, чек-лист в помощь.
Также с помощью контрольного списка гораздо проще собраться в путешествие. О своём опыте использования чек-листов в таких ситуациях я рассказывала в статье «Как подготовиться к путешествию? Полезные советы и приложения».
Хранение информации
Списки книг, которые хочется прочитать; фильмов, которые интересно посмотреть или мест, где вы мечтаете побывать, также можно хранить в формате чек-листов.
Много примеров чек-листов вы найдёте в Pinterest. У меня даже есть отдельная доска, где я собираю списки и чек-листы, которые меня заинтересовали.
C помощью чего составить чек-лист
Что использовать для создания чек-листа, это вопрос личного удобства. Есть много хороших программ и приложений. Например, в To Do можно не только составить такой список, но и для каждой задачи выставить время напоминания и регулярность.
Вот ещё несколько таких программ:
Google Keep
Notes
To Do
Notion
Также можно создать красивый чек-лист с помощью программы Canva, чтобы потом его распечатать и повесить на стену.
Или же воспользоваться сайтом с чек-листами, такими как 365done.
Я перенесла большую часть своих списков в Trello. А для уборки у меня распечатанная таблица, которая висит на доске в кухне.
Раньше я пользовалась преимущественно бумажным вариантом чек-листов. Но со временем поняла, что для меня это неудобно, если надо что-то убрать, добавить, изменить и т.д.
К тому же, в электронном виде есть большой плюс: к каждой задаче в списке можно добавить комментарии, вложения в разных форматах, в том числе ссылки. Так, для оформления статей блога я использую ряд программ. Ссылки на них есть в соответствующих карточках Trello.
Ещё есть специализированные приложения, например, для составления списка продуктов или списка вещей в дорогу.
Советы по составлению чек-листов
Вот несколько рекомендаций по созданию контрольных списков на основе информации из книги Глеба Архангельского «Тайм-менеджмент. Полный курс»:
— сохраняйте гибкость при составлении и использовании чек-листов, в большинстве ситуаций допустим свободный порядок в перечислении пунктов
— формулируйте пункты списка, которые предполагают выполнение определённых действий (например, список дел на день), в результативно-ориентированном виде («оформить карту в банке», «позвонить в курьерскую службу, чтобы уточнить время доставки» и т.д.)
— добавляйте в чек-лист не более 10 основных пунктов, чтобы сохранять фокус внимания
— используйте цвет в оформлении чек-листа, например, выделив зелёным самое важное.
Подводя итоги
Чек-лист — это один из видов списков, которые постоянно используются в сферах личной эффективности и саморазвития. О том, какие ещё списки бывают и для чего их можно использовать, я расскажу в одной из следующих статей.
Пользуетесь ли вы чек-листами? Если да, то для каких дел в каком виде их составляете?
Чтобы не пропустить новые статьи, подписывайтесь на мой Telegram-канал «Планирование — это просто». Там я всё анонсирую и делюсь разными интересными материалами по темам личной эффективности и финансов.
Также я пишу полезные посты, провожу прямые эфиры и чуть больше рассказываю о личном в Instagram, мой аккаунт @elena_baxter_usa.
Сохраните статью в Pinterest
Елена, Вы прямо гуру планирования! Чек-лист по уборке дома меня заинтриговал, взглянуть бы на него🙂
Здравствуйте, Ольга! Чек-лист по уборке я сделала в простом формате: таблица, где в одной колонке перечислены дела, во второй — примерное время на выполнение каждого из них, а дальше колонки, где я отмечаю их выполнение (их много, одна колонка — одна неделя). То есть этот чек-лист многоразовый, хватает на несколько месяцев. Он сохранён на компьютере, поэтому при необходимости распечатываю новый.