Организация хранения информации в Trello

Хранение информации. Как организовать данные в электронном виде

Организация хранения информации в Trello — это то, что выручает меня каждый день. Всё что нужно всегда под рукой, где бы я ни была. 

Долгое время я не могла найти способ хранения текстовой информации в электронном виде, который был бы удобным и функциональным одновременно.

Я пробовала разные варианты и программы, в том числе известный многим Evernote. В итоге остановилась на Trello, и последние 2 года использую эту программу как основную для таких целей. Да и, в принципе, для организации всех моих дел, как рабочих, так и личных.


Читать также:

5 программ и приложений, которые облегчают жизнь

Недавно я рассказывала о хранении учебной информации с помощью различных программ, приложений, облачных хранилищ, а в этой статье речь пойдёт исключительно о Trello.

Дальше я расскажу о своём способе хранения информации в этой программе на примере ведения блога.

Возможно, что-то из этого вы возьмёте на заметку и примените для себя. Для наглядности сделала скрины доски, о которой я рассказываю.

Организация хранения информации: базовые принципы

В Trello у меня создана специальная тематическая доска для блога про США. Там я только храню информацию, а всё, что касается непосредственно планирования, вынесено отдельно.

Хранение информации на доске Trello | Блог Елены Бекстер о личной эффективности
Доска Trello, где я храню информацию, касающуюся моего блога americanlife-blog.com

На этой доске у меня создано несколько колонок: рубрики блога, идеи для статей, опубликованные статьи и поборки полезных ссылок и т.д.

Например, мне пришла  мысль о том, что было бы здорово написать по какой-то теме. Чтобы не забыть об этом, я сразу же создаю новую карточку в колонке с идеями для статей. Очень часто это касается тем, на которые я не буду писать в ближайшее время.

Карточки на доске Trello | Блог Елены Бекстер о планировании
Карточки на доске Trello

Читать также:

Зачем нужен блог? Моя история


По мере того, как в интернете мне попадается какая-то информация по этому вопросу, полезные сайты и пр., я заношу всё это в соответствующую карточку. Когда на неё нажимаешь, открывается «рабочее окно». Для ссылок там есть специальная функция — «Вложение». Я стараюсь давать название таким ссылкам в поле ниже, если непонятно о чём она, чтобы быстро понимать, что это за сайт и что за информация.

Вложения в карточке Trello | Блог Елены Бекстер о планировании
Вложения в карточке Trello

Свои мысли по теме, которые я потом могу использовать в тексте, записываю в комментарии. Или ещё, как вариант, я пишу текст в Google Docs, копирую ссылку на документ, и точно также добавляю её в карточку через функцию «Вложение».

Как добавить комментарий в карточке программы Трелло | Блог о личной эффективности Елены Бекстер
Как добавить комментарий в карточке программы Трелло
Также я постоянно использую чек-листы в карточках, например, если выполнение задачи требует ряда действий.
Чек-листы в программе Трелло | Блог о личной эффективности Елены Бекстер
Чек-листы — очень полезная функция программы Трелло

Так постепенно вся информация по теме собирается в одном месте. В нужный момент, когда я начинаю работать над статьёй, мне остаётся просто открыть соответствующую карточку.

Для того, чтобы визуально было проще разобраться с информацией на досках, я использую функцию «Метки». В колонках каждая карточка имеет метки разных цветов с названиями рубрик или других категорий.

Как добавить метки в карточке программы Trello | Блог о планировании и личной эффективности Елены Бекстер
Как добавить метки в карточке программы Trello

Когда я беру в работу одну из статей, через фукнкцию «Поделиться» внутри карточки я копирую ссылку на неё, и на доске, в которой я составляю список дел, создаю соответствующую задачу. В саму карточку вкладываю ссылку, которую скопировала.

Это нужно для того, чтобы после выполнения задачи и архивации карточки, на которой она была записана, не потерялась вся моя подборка. То есть карточка задачи со спика дел уходит в архив, а подорка остаётся на прежнем месте на доске блога.

После публикации статьи я перетаскиваю карточку из колонки с идеями в колонку с опубликованными статьями и подборками. Как раз туда можно добавить ссылку на пост, опубликованный в социальных сетях, или на сайт, где размещён этот материал. Ничего не теряется и найти можно за считанные секунды.

Искать информацию можно как по меткам, так и с помощью обычной комбинации клавиш Ctrl + F по ключевому слову (это можно делать на самой доске).


Постаралась как можно короче это описать, но, если какие-то моменты непонятны, спрашивайте в комментариях. Организация хранения информации таким способом очень эффективна, и я с радостью отвечу на ваши вопросы.


Сохраните статью в Pinterest:

Как организовать хранение информации в Trello? | Блог о планировании Елены Бекстер


Другие интересные статьи в блоге:

В статье есть партнёрские ссылки. Это значит, что я получаю небольшую комиссию за рекомендацию таких товаров или услуг. Это не делает их дороже для покупателей. Полученные средства помогают мне развивать мой блог о планировании и делать его более интересным и полезным для читателей. Спасибо за поддержку!
Поделиться

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *