Проект «ЛЕТО С ПОЛЬЗОЙ». НЕДЕЛЯ 2

«Закон «вынужденной эффективности» гласит: «Времени никогда не хватает на все дела, однако на самые важные дела его хватает всегда». 

Брайан Трейси «Выйди из зоны комфорта. Измени свою жизнь»

Как быстро пролетели эти 7 дней, и вот уже начинается вторая неделя проекта по личной эффективности «ЛЕТО С ПОЛЬЗОЙ».

С каждым днём к нему присоединяются новые участники, и это так здорово, ведь вместе справляться с такими заданиями намного интереснее.


Если вы только узнали о проекте, ознакомиться со статьёй первой недели можно ЗДЕСЬ.

Заданием было выписать ВСЕ дела, которые у вас есть на сегодняшний день, как незавершённые, так и те, которые только в планах.

Знаю, что у многих участников получились очень длинные списки, и, как писали в комментариях, руки опускаются при виде такого количества задач.

Но мы не для того это делали, чтобы впасть в уныние, наоборот, пришло время взять ситуацию под контроль и научиться организовывать дела так, чтобы они не давили на нас, не пугали своими масштабами.

Ну и, с другой стороны, вы можете себе представить ситуацию, что в вашей жизни всего 5 — 10 дел? Нет ни идей, ни масштабных проектов впереди, нет планов с семьёй и друзьями? Что бы вы почувствовали в таком случае? Меня такая перспектива пугает, я рада, что в жизни столько всего происходит, это делает её интересной и разнообразной.


Но это было небольшое лирическое отступление, вернёмся к нашему проекту.


Целью выполнения первого задания было следующее:

увидеть общую картину наших дел: над какими проектами мы работаем, какие события и мероприятия ждут впереди, что бы мы хотели осуществить, какие задачи надо выполнить в ближайшее время и пр.

выписать все дела «из головы», чтобы попросту ничего не забыть;

понять, какие дела срочные, какие привязаны к определённым датам, чтобы сделать их вовремя.


задание ВТОРОЙ недели.

Итак, вы выписали свои дела, теперь, как Золушкам, нам нужно разложить их по «мешочкам», то есть сгруппировать по определённым критериям.

Я постараюсь как можно короче об этом рассказать, но, если вам хочется углубиться в тему, советую почитать книги Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок» и Брайана Трейси «Выйди из зоны комфорта. Измени свою жизнь». Это базовая и фундаментальная информация по теме, а советы уже опробованы многими людьми по всему миру и доказали свою эффективность. Возможно, что многие из вас уже с ними знакомы, но никогда не будет лишним освежить такую информацию в памяти.


Конечно, дела у всех разные, но мы с вами постараемся выбрать основные категории дел и разберёмся, как с ними дальше поступить. Многие задачи можно отнести сразу к нескольким категориям, тут просто выбирайте, какая для вас будет удобнее.


 1. «Мелкие» дела, которые можно быстро выполнить за 2 — 5 минут.

Всё, что можно выполнить сразу же, делаем, не откладывая. Эти дела, как правило, не требуют много времени и сил, их даже не рекомендуется заносить в список дел, чтобы не тратить лишнее время. Исключение, если такое дело привязано к конкретному дню или времени (например, нужно кому-то отправить документ по электронной почте через неделю и т.д.).


2. Дела, которые мы делаем регулярно: раз в день, раз в неделю, раз в месяц, раз в год и пр.

Если вы пользуетесь ежедневником в бумажном виде, их можно сразу расписать на такие дни. Например, когда мне нужно было подавать налоговую отчётность по интернет-магазину, я делала это ежемесячно 1-го числа. Поэтому я сразу вносила это дело на каждый месяц, чтобы наверняка о нём не забыть.

Проще и быстрее всего, если вы пользуетесь каким-нибудь приложением для планирования дел, где есть функция, которая позволяет выставить автоматическое повторение.

У меня для таких дел есть специальный список в программе Wunderlist, куда я заношу все повторяющиеся дела, как по рабочим, так и по повседневным вопросам. Далее я выставляю дату, когда мне в следующий раз надо его выполнить, и указываю, через сколько дней, недель или месяцев мне о нём нужно опять напомнить.

В итоге я трачу на запись таких дел всего минуту или две, а главное, один раз. Мне не нужно снова и снова записывать это, что очень облегчает жизнь.

Ещё один вариант их систематизировать — чек-листы. У меня, например, их много на все случаи жизни: для публикации статей и видео, для подготовки к поездке, уборки и т.д.


3. Неприятные дела.

Я специально выделяю их в отельную категорию, потому что о них стоит сказать отдельно. Это могут быть как небольшие задачи, так и крупные, а негативные эмоции они могут вызывать по разным причинам: неприятно общаться с каким-то человеком, сложно разобраться в вопросе (например, при оформлении каких-то документов), их выполнение требует много времени и сил (поездка, на которую надо выделить целый день) и т.д.

В любом случае, оставлять эти дела без внимания нельзя, так как среди них обычно наибольшее число важных и срочных дел.

Что же делать? Если задача крупная, но есть запас по времени, можно разделить её на подзадачи постепенно выполнить. У меня так с подготовкой налоговой отчётности, не люблю этим заниматься. Записав задачу в такой формулировке, сложно настроиться на её выполнение. Но, если я пишу распечатать чеки за такой-то период или собрать все квитанции по расходам, то дело уже не выглядит таким пугающим, и я без проблем с ним справляюсь.

Ещё один способ: упростить задачу. Можно ли позвонить вместо того, чтобы ехать? Написать вместо того, чтобы позвонить и пр.? Часто это тоже работает, так что посмотрите на свой список ещё раз.

И небольшой лайфхак для выполнения таких дел: укажите возле каждого из них время, необходимое на выполнение. Да, не хочется звонить по какому-то вопросу, но если это занимает всего 5 минут, стоит ли оно того, чтобы весь день об этом думать, быть в напряжении, а потом ещё и перенести, так как не смог настроиться на него? Думаю, вряд ли. Так что не думайте, а быстро сделайте и забудьте. Брайан Трейси об этом целую книгу написал, она когда-то мне очень помогла продвинуться в моих проектах.


4. Крупные задачи.

Часто в списке дел всё вперемешку: позвонить клиенту и тут же, рядом, сделать сайт или ремонт. Очевидно, что эти задачи несопоставимы ни по количеству времени, ни по количеству сил, которые нужны для их выполнения.

Крупные задачи, или как их ещё называют, проекты, стоит занести в отдельный список. Возможно, у вас нет до конца понимания, как с ними справиться, но это в начале и не нужно.

На данном этапе всё, что стоит сделать для их продвижения вперёд, это определить следующий шаг, необходимый для их выполнения.

Ок, надо сделать сайт, а что я могу сделать уже сегодня, прямо сейчас? Например, придумать название, спросить у знакомого, кого из специалистов он может порекомендовать и т.д.

Конечно, за день сайт или ремонт не сделаешь, но шаг за шагом вы с этим справитесь. Согласитесь, что это куда лучше, чем просто переписывать задачу со дня на день, а она постоянно будет давить на вас своими масштабами и демотивировать.


5. Дела «когда-нибудь».

Скорее всего, многие задачи из этого списка вы не побежите выполнять завтра, но они «сидят» у вас в голове и мысленно вы к ним постоянно возвращаетесь. Самое простое, что можно сделать, завести для них отдельный список или блокнот, куда будете такие дела записывать.

Это своего рода способ перехитрить наш мозг, который цепляется за такие дела и постоянно о них напоминает, а так мы предпринимаем по ним какие-то действия, записываем, периодически просматриваем список и в подходящий момент начинаем действовать.

А ещё я заметила такую интересную закономерность, что когда записываешь такие дела, в жизни начинают появляться возможности и приходить информация, которые способствуют их реализации. Вот случайно в интернете попалась история человека, кто это сделал, или знакомишься с кем-то, работающим в интересующей сфере и т.д. И уже не замечаешь, как часть дел из списка «когда-нибудь»  перемещается в список дел на неделю.


6. Незавершённые или неначатые дела, которые в списке уже очень долго.

Подумайте, как давно эти задачи находятся в списке, и проанализируйте причины, почему они до сих пор не выполнены. Если дело в том, что они потеряли актуальность или вам больше неинтересны, их можно смело вычеркнуть и забыть.


7. Фильмы, которые хочется посмотреть, книги, которые интересно почитать, курсы, которые полезно пройти и т.д.

Конечно, можно было бы отнести их к одной из предыдущих категорий, например, «когда-нибудь», но на практике удобнее всё же, когда они выписаны отдельно. Например, я веду такие списки в Wunderlist.


8. Дела, события, которые привязаны к определённой дате (дни рождения, годовщины, поездки и пр).

Во-первых, их важно отметить даты их выполнения в своём календаре, а во-вторых, подумать, требуют ли они каких-то подготовительных действий.

Например, день рождения подруги 25-го числа, но подарок надо купить не позже 23-го, потому что 24-го у вас допоздна будет мероприятие на работе и пр. То есть мы заранее продумываем действия, которые надо выполнить и распределяем их в своём календаре так, чтобы сделать всё без спешки и вовремя.


9. Дела семейные.

У многих в списке наверняка есть дела, выполнение которых зависит не от вас, например, какие-то дела по дому для мужа (починить розетку, повесить полку и т.д.) Записывать их в свой личный список дел нет особого смысла.

Например, если муж и жена оба пользуются приложениями для планирования дел, то там можно создать общий список, куда их записывать. Или ещё вариант повесить в доме пробковую или магнитную доску для организации дел, чтобы задача была записана на видном месте.


10. Покупки.

Их я тоже выделю в отдельную категорию. Список покупок можно составлять в блокноте, заметках на телефоне, в виде списка на доске, о которой я писала выше, в специальных программах для планирования покупок или просто в приложении для составления списков.

У меня это всё тот же Wunderlist для личных покупок, доска или заметки в телефоне для семейных покупок, а для продуктов я часто пользуюсь приложением «Buy me a pie».


11. «Входящие».

В этот список можно заносить дела, которые возникают в течение дня и недели и не требуют немедленного выполнения. Так не нужно будет отвлекаться от текущей задачи, но, в то же время, оно не забудется.

В конце дня можно вернуться к таким задачам и решить, что с ними делать дальше, в какой список перенести.

Конечно, удобнее и проще всего работать с ними  в электронном виде, потому что не приходится переписывать несколько раз.


В этой статье мы с вами не только разобрались с категориями дел, но и обсудили, в каком виде можно вести  такие тематические списки. Они не обязательно должны быть в одном месте, их надо записать туда, где с ними  будет удобно работать именно вам.

Я надеюсь, что эти категории охватывают большую часть дел в ваших списках, но, если о чём-то вы не нашли информацию, можете задать вопрос в комментариях к этой статьей или в соцсетях:

я в Фейсбуке

я в Инстаграме

Когда вы всё это сделаете у вас получится понятная и удобная система организации дел. Дальше ваша задача в том, чтобы новые дела не накапливались в голове, а заносились в нужный список, вовремя просматривались и распределялись в календаре.


Ну и главный вопрос: зачем так заморачиваться, делить все по категориям и пр.? Всё потому, что, если мы этого не делаем, получается хаос и в голове, и в делах. Занимаешься каким-то вопросом, тут возникает новая идея или какое-то дело, хватаешься за него, не закончив первое. Или ходишь, нагруженный мыслями, переживая, чтобы не забыть вовремя подготовить отчёт, оплатить квитанцию и пр.


Не нужно засорять свой мозг разной информацией, иначе он будет похож на браузер на компьютере, где сразу открыто много вкладок. Большая вероятность в итоге «зависнуть»: физическое и моральное переутомление, выгорание, неприятные ситуации, когда что-то делается с опозданием, финансовые потери (штрафы за просрочку и т.д.), продолжать могу бесконечно.


Давайте облегчим себе жизнь, поработаем над организацией дел и будем жить без стресса от «ничегонеуспевания». 

Встретимся через неделю! следующее задание будет мотивирующИМ и вдохновляющИМ действовать.


Новые статьи будут анонсироваться на моей личной странице, в группе Фейсбук «Бизнес по полочкам», на моих бизнес-страницах «Елена Бекстер. Консультант по тайм-менеджменту и эффективности» и «Планирование — это просто».


Напоминаю, что своими успехами по выполнению задания прошлой недели можно поделиться в комментариях к этой статье.

Другие полезные статьи в блоге:
танец
КАК ПЕРЕСТАТЬ ОТКЛАДЫВАТЬ ДЕЛА НА ПОТОМ?
будильник-чашка
7 ЛАЙФХАКОВ ПРОДУКТИВНОСТИ. ЧТО МНЕ ПОМОГАЕТ УСПЕВАТЬ БОЛЬШЕ?
* Некоторые ссылки в этом посте партнёрские, это значит, что я получаю небольшую комиссию за рекомендацию товаров или услуг. Это никак не влияет на цену, которую платят покупатели. Полученные средства помогают мне развивать мой блог о планировании и делать его более интересным и полезным для читателей. Спасибо за поддержку!

Проект «ЛЕТО С ПОЛЬЗОЙ». НЕДЕЛЯ 2: 19 комментариев

    1. Анастасия, я очень рада, что Вы участвуете в проекте! Надеюсь, он поможет Вам удобно организовать свои дела и высвободить время.

  1. Как же я ждала задания 2-й недели. С радостью, что написала и проанализировала все дела в первом задании, и с ужасом, что их же надо делать. Долго раздумывала над сложными (авторский курс), то ли на год отложить. И вдруг, разбивши на шажки и реальные маленькие дела, поняла, что я смогу курс в сентябре запустить. Спасибо за организацию каши в моей голове:)

    1. Ольга, как приятно читать такие комментарии, когда уже есть результаты! Спасибо большое, что поделись, я очень за Вас рада! Впереди ещё много заданий, так что такими темпами к концу проекта горы свернём 🙂

  2. Я сейчас как раз пытаюсь привыкнуть к этому способу. Самое сложное — это перенести в next только дел 5-10, а на 20-30. чтобы не чувствовать и не создавать панику. В someday у меня сейчас дел 100+, но там есть и большие проекты. Когда доберусь до них, то распишу. Спасибо за совет книг — Дэвида я читала, а вот вторую книгу пойду изучать 🙂

  3. Отличный совет про чек листы! Каждый раз думаю сохранить сделанный чек лист, некоторые даже распечатывала и не помню, где они🤦🏼‍♀️ Вот опять собираемся в поездку и я пишу, что нужно. А как было бы удобно взять уже готовый!
    Елена, как и где Вы храните такие чек листы?

    1. Ольга, зависит от того, что за чек-лист. Например, все чек-листы по рабочим вопросам я храню в программе Трелло, это удобно тем, что такой чек-лист при необходимости можно прикрепить к любой задаче. Повседневные чек-листы у меня хранятся в программе Wunderlist. Есть ещё чек-лист для уборки в бумажном варианте, я его прикрепила на пробоковую доску в кухне, мне так удобнее. Для сборов в дорогу у меня на телефоне есть специальное приложение uPackinglist, оно хорошо тем, что там уже есть шаблоны списков, которые остаётся лишь немного под себя отредактировать. Со стороны может показаться неудобным, что всё в разных местах, но для меня эта система отлично работает. Так что тут главное найти самый подходящий для себя вариант.

    1. Кира, конечно, даже нужно. Эти категории не названия списков, я постаралась подробно расписать по каждому виду дел, что лучше делать и куда можно записывать. Как я уже писала в статье, одно и то же дело может относиться сразу к нескольким категориям, так что распределять дела нужно так, как потом будет удобно с ними работать.

  4. Прочитала 1 и 2 статью, постараюсь не пропустить 3ю. Кое-что я так и делаю, ну и методики знакомые, но интересно, что будет дальше) Я как раз сегодня начала записывать, на что уходит время, это немного другая сторона, но тоже про то, как больше успеть за всё те же 24 часа.

    1. Анна, здравствуйте! Про хронометраж полностью согласна с Вами, очень важно понимать, на что мы сейчас тратим время, анализировать свои действия. Я это часто практикую. Третья статья проекта выйдет уже в четверг, я очень рада, что Вы присоединились!

  5. Спасибо, Анна, за мотивацию .
    Решила попробовать еще раз. Много раз начинала писать списки и бросала.
    Сразу получился список из 100+ пунктов, и это в основном все крупные дела. Если я начну добавлять все дела, включая домашние и мелкие , думаю все время уйдет на написание списка, ведь каждый день появляются десятки новых дел.
    Крупные дела ( проекты) не расписываю — но они сами состоят из многих дел. Иногда составляю для проектов чек-лист.
    Повторяющиеся дела и дела привязанные к датам держу в Google calendar , с Wunderlist как то не сложилось, может попробовать еще раз? А у вас есть синхронизация между Wunderlist и Trello.

    1. Здравствуйте, Тамара! Такой общий список нужно составить в начале только для того, чтобы ничего не упустить из виду. Но, если Вы уже ведёте списки дел, то остаётся их только дополнить. Что касается программ, то иногда им действительно нужно дать второй шанс, Wunderlsit — одна из самых простых и удобных для ведения таких списков. С Трелло её можно соединить с помощью специальной программы Zapier. P.S. Меня зовут Елена, не Анна 🙂

  6. До беременности тоже читала Дэвида Алена и вела дела по его схеме в Wunderlist, а потом заботы о малыше и приоритеты расставлялись легко. Теперь снова время на себя появилось, стоит снова обновить свой Wunderlis. Спасибо за напоминание 🙂

    1. Юлия, я рада, что мои статьи оказались для Вас актуальными. Wunderlist — одно из моих любимых приложений, тоже им постоянно пользуюсь.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *