Ошибки планирования. 9 советов, которые помогут их избежать

Ошибки планирования. 9 советов, как этого избежать | Блог о личной эффективности «Планирование — это просто»

Ошибки планирования очень распространены. В одной из недавних статей я поделилась списком из 10 наиболее часто встречающихся ошибок при планировании. В этот раз мы разберём, как их избежать.


1. Составляйте план в письменном виде

Начать стоит с того, чтобы сформировать у себя привычку все дела планировать в письменном виде. 

Брайан Трейси, один из известных экспертов в теме личной эффективности, даёт совет: «Думайте на бумаге». Если вы будете так делать, очень скоро увидите результаты.

Когда всё записано, мозг освобождается от ненужной информации. Появляется больше спокойствия и ощущения контроля. При этом снижается стресс и становится меньше переживаний о том, чтобы ничего не забыть и сделать вовремя.

«Голова предназначена для генерации идей, а не для их хранения»

Дэвид Аллен, автор книги «Как привести дела в порядок» и системы личной эффективности GTD


2. Ведите единый список для дел из разных сфер жизни

Надо понимать, какие дела и проекты есть в вашей жизни на данный момент. Чтобы получить общую картину, стоит записывать и рабочие, и личные дела в общий список. Это помогает распределять нагрузку и составлять реалистичный план.

Выберите удобный для себя способ планирования: ежедневник или программу. В одной из недавних статей блога я как раз рассказывала о 7 причинах выбрать планирование в электронном виде.

Также в блоге есть статьи с детальными рекомендациями и пошаговым алгоритмом планирования недели и дня. Они помогут минимизировать ошибки планирования.


Читать также:

Планирование на год, которое работает. 6 проверенных способов

Личная эффективность. Планируем дела на месяц

Планирование на неделю. Пошаговый алгоритм и шаблон плана

Как составить план на день?


Отдельно от списков дел на месяц, неделю и день стоит вести список входящих задач, у которых нет конкретной даты выполнения. Так вы ничего не упустите из виду.






3. Расставляйте приоритеты при планировании дел

Умение расставлять приоритеты — это необходимый навык для личной эффективности.

Чтобы не чувствовать, что день прошёл впустую, стоит научиться в первую очередь выполнять важные и неприятные дела.

Советую на эту тему книгу, которая давно стала бестселлером в теме личной эффективности — «Выйди из зоны комфорта. Измени свою жизнь» Брайана Трейси. Многие знают её под названием «Съешь свою лягушку» (в переводе с английского «Eat the Frog»). Именно с неё когда-то началось моё погружение в тему планирования.


Если захотите купить книгу, вот несколько магазинов, где она продаётся:

(*** ссылки на книги в статье партнёрские. Это значит, что я получаю небольшую комиссию, если вы совершите покупку, перейдя по ним. Это не делает товары дороже для покупателей. Полученные средства помогают мне развивать мой проект о планировании. В блоге я рекомендую только то, что действительно считаю полезным и интересным).


— на сайте МИФ в бумажном, электронном и аудиформате

— на сайте Литрес в электронном виде и в аудиоформате

— на сайте Лабиринт в бумажном виде

— на сайте Amazon в бумажном виде


Сохраните статью в Pinterest:

Ошибки планирования. Как их не допускать? 9 практических советов Блог Елены Бекстер| «Планирование — это просто»


4. Не забывайте отдыхать

Чтобы сохранять продуктивность, необходимо вовремя восстанавливать силы и энергию. В своём расписании обязательно резервируйте время на отдых вместо того, чтобы планировать исключительно рабочие и домашние дела.

Подумайте, что помогает вам переключиться и набраться сил. Смена обстановки — один из универсальных способов. Для этого даже не обязательно далеко ехать.

Важно не забывать и про отдых в течение дня. Это регулярные короткие перерывы, во время которых желательно менять тип активности. Например, если вы работаете за компьютером, полезно прогуляться или заняться зарядкой. Также стоит делать несколько более длительных пауз в работе, так сил к концу дня останется гораздо больше.


Несколько советов для тех, кто работает удалённо: 

— не забывайте об обеденном перерыве

— определите время начала и конца рабочего дня, иначе легко перейти в режим работы 24/7.

Конечно, не обязательно выстраивать себе график с 9 утра до 6 вечера как в офисе. Но взять за правило не работать позже какого-то времени или не приниматься за дела до завтрака поможет своевременно восстанавливаться.

Начать можно с того, чтобы выключить уведомления на телефоне и периодически включать авиарежим.


5. Составляйте долгосрочные планы

Планирование не сводится к составлению списка дел на день. Для того, чтобы заниматься не только рутиной, но и реализацией своих целей, планируйте также на более длительные сроки. Это называется «горизонты планирования».

Подробнее о том, как это делать, я рассказывала в статье «Долгосрочное планирование и пирамида Франклина», а также в статье «Планирование на год, которое работает. 6 проверенных способов».


6. Используйте жёстко-гибкое планирование

Жёсткое планирование далеко не всем подходит. Если у вас объективно нет необходимости привязывать все дела к конкретному времени, более эффективным будет жёстко-гибкий подход к составлению списков дел.

Например, работа, встречи, записи к врачу, косметологу и т.д. — дела, привязанные ко времени. Всё остальное можно выполнить в течение дня, но не имеет значения, когда именно.

Если вы используете ежедневник, выбирайте такой, где для плана на день 2 колонки. В статье о планировании недели есть бесплатный шаблон для скачивания, если вы хотите попробовать такой способ.

Про жёсткий и гибкий подходы к планированию я также рассказывала довольно подробно в интервью, которое опубликовано на сайте «Мульти-Культи».

7. Формулируйте дела конкретно, определите результат выполнения

Чёткие формулировки в списке дел — ещё один шаг к личной эффективности. Для примера вместо «сайт» запишите «настроить форму подписки», вместо «банк» — «открыть депозитный счёт» и т.д. Условно эта формула выглядит так: «что сделать?» (глагол), «какой результат я хочу получить?» (понятный и конкретный).

На первый взгляд разница несущественная. Но  скоро вы увидите заметный результат: проще сконцентрироваться на выполнении задач, меньше времени потребуется на их выполнение. Такие ошибки планирования легко избежать.






8. Планируйте ежедневно

Планирование работает, когда оно регулярное и системное. Сформировать привычку не так сложно, как может казаться. Можно составлять список дел в одно и то же время или связать такое действие с другой, уже существующей привычкой.


Читать также:
Как стать организованнее. 5 практических советов
Минимализм как стиль жизни

9. Контролируйте выполнение дел из своего списка

Список дел на день важно не только составить, но и регулярно сверяться с ним. Так в конце дня не будет неприятных сюрпризов, что о каких-то задачах вы просто забыли, а вспомнили только поздно вечером, заглянув в свой блокнот или приложение.

Также при планировании в электронном виде можно установить напоминания. Главное этим не злоупотреблять, чтобы уведомления не отвлекали вас всё время от дел.

Вечерний анализ плана на день поможет подвести итоги. Всё, что выполнено, вычёркиваем. Если задача переносится, то лучше сразу записать это в список дел на соответствующий день.

Дела, которые больше не актуальны, тоже вычёркиваем. А вот относительно задач, которые остались невыполненными по другим причинам, разберитесь, почему так произошло. Если они оказалось слишком сложными или затратными по времени, возможно, стоит разделить их на более мелкие задачи. И в следующий раз при планировании реалистично подходить к количеству и объёму дел, которые вы хотите выполнить.


Как видите, ошибки планирования хоть и встречаются часто, но избежать их довольно просто. А подвести итоги этой статьи я хочу цитатой Глеба Архангельского:

«Основная идея тайм-менеджмента не ежедневник заполнять, а прожить свою жизнь так, как ты по-настоящему хочешь».


Статьи про ошибки планирования и то, как их избежать, были подготовлены для проекта МамаДама и впервые опубликованы на сайте mamadama.info.


Сохраните статью в Pinterest:

Ошибки планирования. 9 советов, как их избежать | Блог о личной эффективности Елены Бекстер «Планирование — это просто»


Другие интересные статьи в блоге:

Если тема личной эффективности вам интересна, присоединяйтесь в Телеграме. Там я веду канал «Планирование — это просто», где делюсь опытом и полезными рекомендациями по темам личной эффективности и саморазвития.

Поделиться

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *